Chatbot con IA para Academias: Matrículas Automáticas y Alumnos sin Escapar | Daraxa AI

Daraxa AI Academias

Chatbot IA para
Academias: más alumnos,
menos administración

Tu academia capta matrículas, responde consultas sobre cursos y hace seguimiento de alumnos las 24 horas del día sin que nadie de tu equipo tenga que contestar el WhatsApp. Funciona para idiomas, música, danza, deportes, oposiciones y cualquier formación privada.

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★★★★★ 4.8 /5 · Valoración media de academias y centros formativos
−75%
Consultas repetitivas gestionadas sin intervención
24/7
Matrículas e información disponibles sin horario
+60%
Conversión de lead interesado a alumno matriculado
−40%
Bajas por falta de seguimiento y comunicación
El problema real

Pierdes alumnos antes de que lleguen a matricularse

Alguien pregunta por tus cursos a las 10 de la noche. Tú no estás. Al día siguiente ya se ha apuntado en otra academia. Eso pasa cada semana. El chatbot IA para academias responde en segundos, guía hasta la matrícula y hace el seguimiento de quien no completó el proceso — sin que intervenga nadie de tu equipo.

Ver qué automatiza →
Sin chatbot Consultas respondidas al día siguiente
→
Con chatbot IA Respuesta en segundos a cualquier hora
Sin chatbot Matrículas solo en horario de recepción
→
Con chatbot IA El alumno se matricula cuando decide
Sin chatbot Leads que preguntan y no vuelven a escribir
→
Con chatbot IA Seguimiento automático hasta la matrícula
Sin chatbot Ausencias y recuperaciones gestionadas a mano
→
Con chatbot IA El alumno avisa y reserva recuperación solo
Sin chatbot Bajas sin avisar, plazas vacías sin cubrir
→
Con chatbot IA Detección temprana y retención automática
Captación automática

De la primera consulta a la matrícula sin que nadie intervenga

Cuando alguien pregunta por un curso, el asistente identifica su nivel e interés, le muestra los grupos disponibles con horarios y precio, resuelve sus dudas y le guía paso a paso hasta completar la matrícula. A cualquier hora, en cualquier canal.

🎓
Test de nivel integrado en la conversación El chatbot identifica el nivel del alumno con preguntas básicas y le asigna el grupo correcto
📋
Muestra solo los grupos que encajan con el interesado Sin abrumar con toda la oferta — filtra por nivel, horario y modalidad según las respuestas
💳
Matrícula y pago inicial desde el chat El alumno completa el proceso sin llamar ni desplazarse — Stripe, Redsys o transferencia
🔁
Seguimiento automático del lead que no terminó de matricularse Recordatorio al día siguiente, propuesta de prueba gratuita, descuento de bienvenida si no responde
Academia Lingua
Matrículas 24/7
¡Hola! Soy el asistente de Academia Lingua. ¿Qué idioma te interesa y cuál es tu nivel aproximado?
Inglés, creo que soy B1 tirando a B2
Perfecto. Tenemos un grupo B1+ que empieza el lunes, martes y jueves de 19:00 a 20:30. Son 8 alumnos máximo. ¿Te viene bien ese horario?
Sí, me encajaría. ¿Cómo me matriculo?
Escribe un mensaje…
En números

Impacto real en academias de todo tipo

Resultados medibles desde el primer mes en academias de idiomas, música, danza, deportes y preparación de exámenes.

−75%
Tiempo invertido por el equipo en consultas y gestión administrativa repetitiva
+60%
Conversión de lead interesado a alumno matriculado en el mismo mes
+280
Academias con chatbot IA activo en distintas disciplinas y ciudades
3 sem
Tiempo medio hasta alcanzar ROI positivo documentado desde el lanzamiento

«Antes perdíamos entre 8 y 10 consultas a la semana porque no podíamos responder fuera de horario. Desde que tenemos el chatbot, la lista de espera para septiembre ya está llena en mayo. Nunca habíamos llegado a eso.»

— Directora, Academia de Idiomas Berlín Plus, Zaragoza
Academia Lingua
Gestión de asistencia
¡Hola Sara! Mañana tienes clase de inglés B1+ a las 19:00 con Ana García. ¿Confirmas asistencia?
Hola, mañana no puedo ir, lo siento
Sin problema. He registrado tu falta. Tienes una clase de recuperación disponible el sábado a las 10:00. ¿Te apunto?
Sí perfecto, muchas gracias
¡Listo! Recuperación anotada para el sábado 10:00. Te mando recordatorio el viernes. 📚
Escribe un mensaje…
Gestión de asistencia

Tus alumnos avisarán de las faltas sin que tengas que perseguirlos

El recordatorio previo a cada clase reduce las ausencias sin avisar. Cuando un alumno no puede asistir, el asistente gestiona la baja y le ofrece directamente la clase de recuperación disponible. Sin llamadas, sin mensajes manuales, sin huecos vacíos en el aula.

🔔
Recordatorio de clase configurable: 24h o 2h antes El alumno confirma asistencia con un mensaje — reduces ausencias sin avisar hasta en un 60%
🔄
Gestión de ausencias y oferta de recuperación automática El alumno avisa al chatbot, el asistente registra la falta y le muestra los huecos de recuperación
📊
Registro automático de asistencia por alumno y grupo Tu equipo ve el parte de asistencia actualizado en tiempo real, sin rellenar nada manualmente
🚨
Alerta de abandono cuando el alumno falta varias semanas seguidas El asistente detecta el patrón y activa el flujo de retención antes de que el alumno decida darse de baja
Retención de alumnos

Detecta quién está a punto de irse antes de que lo haga

Una baja inesperada cuesta caro: pierdes la mensualidad y tardas semanas en cubrir la plaza. El chatbot monitoriza señales de riesgo — ausencias repetidas, falta de respuesta, consultas sobre pausas — y activa la comunicación en el momento exacto en que puedes cambiar la decisión del alumno.

📉
Detección de señales de abandono por comportamiento Ausencias repetidas, silencio prolongado o consultas sobre pausa activan el flujo de retención
💬
Conversación proactiva para entender el motivo El asistente pregunta cómo va, identifica si es un problema de horario, económico o de motivación
🎁
Alternativas automáticas: cambio de grupo, pausa o descuento Ofrece soluciones personalizadas antes de que el alumno dé el paso de darse de baja definitiva
🏆
Reconocimiento de hitos: meses completados, niveles superados El chatbot celebra el progreso del alumno — pequeños mensajes que generan vinculación con la academia
Academia Lingua
Seguimiento de alumnos
Hola Miguel, hace unos días preguntaste por el curso de alemán A1. ¿Tuviste oportunidad de pensarlo? El grupo empieza el próximo lunes y quedan 2 plazas.
Sí, lo estaba pensando pero no sé si me viene bien el horario
Entiendo. También tenemos un grupo los sábados de 10:00 a 12:00, si entre semana se te complica. ¿Te encajaría mejor ese horario?
El sábado sí que podría, ¿cómo me apunto?
Escribe un mensaje…
Alcance completo

Todo lo que gestiona el chatbot por tu academia

Diseñado para el flujo real de un centro de formación privado: desde la primera consulta hasta la renovación del alumno, sin sobrecargar al equipo.

Captación y matrículas

  • Información de cursos, niveles y horarios 24/7
  • Test de nivel básico integrado en la conversación
  • Asignación automática al grupo más adecuado
  • Proceso de matrícula guiado paso a paso
  • Pago inicial integrado con Stripe o Redsys

Gestión de clases

  • Recordatorios de clase configurables por grupo
  • Confirmación de asistencia con un mensaje
  • Registro automático de asistencia y partes
  • Gestión de ausencias y clases de recuperación
  • Notificaciones de cambios de horario o aula

Seguimiento de leads

  • Recordatorio automático al lead que no completó matrícula
  • Propuesta de clase de prueba gratuita configurada
  • Descuento de bienvenida si no responde en X días
  • Segmentación por interés, nivel y disponibilidad horaria
  • Reporte de leads activos y estado del embudo

Pagos y facturación

  • Recordatorio de pago mensual con enlace directo
  • Gestión de matrículas, cuotas y pagos fraccionados
  • Confirmación automática de cobro recibido
  • Alertas de impago y flujo de regularización amable
  • Registro de movimientos integrado con tu sistema de gestión

Retención y fidelización

  • Detección temprana de riesgo de baja por comportamiento
  • Flujo de retención proactivo con alternativas personalizadas
  • Gestión de renovaciones con recordatorio anticipado
  • Reconocimiento de hitos y progreso del alumno
  • Encuesta de satisfacción post-trimestre automatizada

Canales y comunicación

  • WhatsApp Business API oficial verificada
  • Widget web integrable en tu página o WordPress
  • Comunicados masivos a grupos o toda la academia
  • Canal separado para profesores: cambios y novedades
  • Panel unificado para dirección, administración y docentes

Compatible con tu software actual

No tienes que cambiar el sistema de gestión que ya usas. Conectamos el chatbot con tu herramienta de gestión de alumnos, calendario y CRM actuales. Si tienes una solución propia o un Excel avanzado que funciona, también podemos trabajar con eso. El objetivo es que el chatbot sume, no que tu equipo tenga que aprender algo nuevo.

Classter Additio iDoceo Google Calendar Google Sheets Stripe Redsys HubSpot CRM Sistema propio Multi-sede
+280
Academias con chatbot IA activo en España
−75%
Tiempo en gestión administrativa y consultas repetitivas
4.8★
Satisfacción media de alumnos y directores de academia
<48h
Primer flujo de captación en producción
Por qué Daraxa AI

Conocemos el ciclo de vida de un alumno en una academia

No somos un chatbot genérico adaptado a educación. Hemos trabajado con academias de idiomas, danza, música, artes marciales y preparación de oposiciones. Conocemos la estacionalidad de las matrículas, el problema de los no-shows de septiembre, el abandono en enero y el pánico a perder una plaza en los grupos más demandados.

✓
Flujos de captación adaptados a la estacionalidad de tu academia Septiembre, enero, periodos de exámenes — el chatbot sabe cuándo apretar y cuándo nutrir
✓
Entrenado con la terminología de tu disciplina y tu academia No habla de «usuarios» — habla de alumnos, niveles, grupos, profesores y trimestres como tú
✓
Libera al equipo administrativo de las consultas del día a día Horarios, precios, disponibilidad, pagos — el 80% de las consultas repetidas resueltas sin intervención
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Funciona igual para una academia pequeña que para una franquicia Desde 1 local hasta 20 sedes con panel centralizado y gestión por sede independiente
✓
Cumple con la normativa GDPR para datos de alumnos y menores Gestión de consentimientos, datos de menores y derecho de supresión correctamente implementados
✓
ROI medible: más matrículas, menos bajas, menos carga administrativa Informe mensual con leads captados, conversión, ausencias gestionadas y bajas evitadas
Metodología

Tu academia con chatbot
en menos de un mes

Cinco pasos adaptados al ritmo de una academia. Sin interrumpir clases ni cambiar tu forma de trabajar.

Gratuito

Consultoría de captación

Analizamos cómo llegan hoy tus leads, dónde se pierden, qué consultas repite tu recepción y qué automatizaciones tienen más impacto inmediato en matrículas y retención.

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01
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02
1 semana

Diseño de flujos formativos

Diseñamos los flujos de matriculación, recordatorios, seguimiento de leads y retención adaptados a tu oferta académica, estacionalidad y disciplinas.

1–2 semanas

Carga de oferta y entrenamiento

Introducimos todos los cursos, niveles, horarios, precios y condiciones. Entrenamos el asistente con el tono de tu academia y los protocolos de atención al alumno.

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🔌
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1 semana

Integración y validación

Conectamos con tu software de gestión, pasarela de pago y calendario. Pruebas completas del flujo de matrícula con tu equipo administrativo antes del lanzamiento.

Continuo

Lanzamiento y mejora mensual

Activación progresiva, monitoreo del primer mes de matrículas reales y ajuste mensual de flujos según el comportamiento de tus alumnos y leads. Tu oferta siempre actualizada.

🚀
05
Academias que ya lo usan

Lo que dicen los directores

Experiencias reales de academias de distintas disciplinas y tamaños

★★★★★

«Septiembre siempre era un caos: 200 mensajes en WhatsApp personal, matrículas sin responder, grupos sin cubrir. Este año el chatbot gestionó todo. Los grupos se llenaron antes de que empezaran las clases. Mi equipo llegó al inicio de curso sin estrés por primera vez.»

LC
Laura Campos
Directora — Academia de Idiomas Berlín Plus, Zaragoza
★★★★★

«Tenía el WhatsApp personal lleno de mensajes de padres de alumnos a las 11 de la noche. Ahora hay un número de WhatsApp profesional que gestiona el chatbot. Los padres tienen respuesta inmediata y yo he recuperado mi vida personal. No tiene precio.»

PM
Pablo Medina
Director — Escuela de Música Armónica, Bilbao
★★★★★

«Preparamos oposiciones y los alumnos tienen dudas constantes sobre convocatorias, fechas y materiales. El chatbot responde el 80% de esas consultas sin que ningún asesor tenga que intervenir. Nuestro equipo se dedica ahora a lo que realmente aporta valor: el seguimiento personalizado.»

NR
Nuria Rodrigo
Directora académica — Opositas Centro de Estudios, Madrid
★★★★★

«En danza los horarios cambian mucho y antes cada cambio generaba un aluvión de mensajes. Ahora el chatbot notifica automáticamente a los grupos afectados, gestiona las preguntas y registra las confirmaciones. En el primer mes redujimos las ausencias sin avisar a casi cero.»

SC
Sofía Castillo
Propietaria — Estudio de Danza Arabesque, Málaga
★★★★★

«Los impagos eran un problema constante que generaba conversaciones incómodas. El chatbot envía el recordatorio de pago de forma amable, ofrece el enlace directo y registra el cobro. Hemos reducido la morosidad un 65% sin que nadie de recepción tenga que reclamar nada.»

JV
Jorge Valero
Gerente — CrossFit & Functional Training Valero, Valencia
★★★★★

«Tenemos academias en cuatro ciudades. Antes necesitaba una persona de administración por sede solo para gestionar consultas y matrículas. Ahora el chatbot cubre el 70% de esa carga en todos los centros desde un único sistema. Hemos reducido costes de personal sin perder calidad de atención.»

AF
Ana Ferrer
CEO — Grupo Academias Ferrer, 4 sedes
FAQs

Preguntas frecuentes

Sí. El asistente guía al interesado por el proceso completo: grupos disponibles, precio, condiciones y pago inicial. Todo sin intervención de tu equipo. Compatible con Stripe y Redsys para pagos directos desde el chat.
Sí. Trabajamos con academias de idiomas, música, danza, artes marciales, fitness, oposiciones y formación profesional. El asistente se entrena con la terminología y los procesos de cada disciplina.
El alumno avisa al chatbot, el asistente registra la falta y, si tienes clases de recuperación disponibles, ofrece automáticamente los huecos para que el alumno reserve sin que nadie tenga que intervenir manualmente.
Sí. El asistente activa un flujo de seguimiento automático: recordatorio al día siguiente, resolución de dudas pendientes y propuesta de clase de prueba o descuento si no responde en los días configurados. La conversión lead-alumno mejora significativamente.
Sí. Desarrollamos conectores para Classter, Additio, iDoceo y otros. También conectamos con Google Calendar, sistemas de pago propios o cualquier herramienta que uses. Si tienes solución a medida, desarrollamos el conector específico.
Envía recordatorios de renovación con antelación. Si detecta señales de abandono (ausencias repetidas, silencio), activa un flujo de retención proactivo: pregunta cómo va, identifica el problema y ofrece alternativas como cambio de grupo o pausa temporal.
Entre 2 y 4 semanas desde el inicio hasta la puesta en marcha. Primera semana: análisis y configuración de integraciones. Semanas siguientes: carga de la oferta académica, entrenamiento y validación con el equipo administrativo.
Sí, está diseñado para eso. Maneja cualquier número de grupos, niveles y horarios. Cuando el interesado contacta, el chatbot hace las preguntas necesarias para asignarle el grupo correcto y le muestra solo las opciones relevantes para él.

Tu academia merece
crecer sin agotarte

Cuéntanos cómo captas y gestionas alumnos hoy en una llamada de 30 minutos. Sin compromiso. Analizamos tu flujo de matrículas, identificamos dónde se pierden los leads y te mostramos cuántos alumnos adicionales puedes captar cada mes desde el primer trimestre.

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